Niektórzy przedsiębiorcy wykorzystują w prowadzonej przez siebie działalności prywatny samochód. Aby móc wliczać w koszty firmy wydatki związane z jego użytkowaniem, muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówką. 

Kto powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Obowiązek prowadzenia kilometrówki mają ci przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w prowadzonej działalności samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, a który jest:
– jego własnością
– własnością pracowników przedsiębiorcy
– własnością osoby trzeciej i jest użytkowany, np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy albo użyczenia.

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzą również podatnicy, którzy chcą odliczyć 100% VAT od zakupu samochodu i wydatków eksploatacyjnych, w tym również paliwa. Dotyczy to pojazdów o masie do 3,5 tony, które wykorzystywane są tylko na cele związane z działalnością gospodarczą.

Jakie dane powinna zawierać kilometrówka?

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym, kilometrówka powinna zawierać następujące dane:
– nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
– numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika
– kolejny numer wpisu
– datę i cel wyjazdu
– opis trasy i liczbę przejechanych kilometrów
– kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
– podpis przedsiębiorcy.
Księgowanie powinno mieć miejsce ostatniego dnia miesiąca, na podstawie zestawienia poniesionych kosztów, wynikających z faktur i z prowadzonej kilometrówki.

Kilometrówka – praktyczne rozwiązanie

Kilometrówka to praktyczne rozwiązanie, dlatego warto z niego skorzystać, aby kontrolować wydatki i koszty poniesione na wykorzystywany w przedsiębiorstwie samochód.

W prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu może pomóc księgowa lub biuro rachunkowe. Jest to dobre rozwiązanie zwłaszcza dla tych, którzy nie mają czasu ani doświadczenia w prowadzeniu tego typu ewidencji, bądź nie są na bieżąco z kwestiami prawnymi